DATENSCHUTZ-ERKLÄRUNG

Datenschutzerklärung

GMW Projekt AG & Co. KG · Website www.gmw-projekt.de und Kundenportal „Rechnungscheck” (gmw-software.de) · Stand: August 2026

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website www.gmw-projekt.de sowie für unser passwortgeschütztes Kundenportal „Rechnungscheck” unter gmw-software.de, das wir Firmenkunden zur Prüfung ihrer Energierechnungen bereitstellen. Für die von uns in eigener Verantwortlichkeit vorgenommenen Verarbeitungen ist die verantwortliche Stelle für beide Angebote dieselbe (siehe Ziffer 3). Die Ziffern 1 bis 5 beziehen sich im Wesentlichen auf die Website; die Verarbeitung im Kundenportal ist in Ziffer 6 gesondert beschrieben. Die besonderen datenschutzrechtlichen Rollen im Kundenportal sind in Ziffer 6.1 beschrieben.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle” in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Beim Besuch dieser Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit sogenannten Analyseprogrammen.

Detaillierte Informationen zu diesen Analyseprogrammen finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

2. Hosting

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgenden Hoster ein:

checkdomain GmbH, Große Burgstraße 27/29, 23552 Lübeck. Telefon: +49 (0) 451 / 70 99 70. E-Mail:

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Das Hosting des Kundenportals „Rechnungscheck” erfolgt bei einem anderen Anbieter und ist in Ziffer 6 beschrieben.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

GMW Projekt AG & Co. KG, Lister Platz 1, 30163 Hannover

Telefon: +49 511 90 58 94 10.

Telefax: +49 511 90 58 94 20.

E-Mail:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten

Wir verwenden unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z. B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://” auf „https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies”. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Teilweise können auch Cookies von Drittunternehmen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite betreten (Third-Party-Cookies). Diese ermöglichen uns oder Ihnen die Nutzung bestimmter Dienstleistungen des Drittunternehmens (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Websitefunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. die Warenkorbfunktion oder die Anzeige von Videos). Andere Cookies dienen dazu, das Nutzerverhalten auszuwerten oder Werbung anzuzeigen.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. für die Warenkorbfunktion) oder zur Optimierung der Website (z. B. Cookies zur Messung des Webpublikums) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Soweit Cookies von Drittunternehmen oder zu Analysezwecken eingesetzt werden, werden wir Sie hierüber im Rahmen dieser Datenschutzerklärung gesondert informieren und ggf. eine Einwilligung abfragen.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Soziale Netzwerke und Dienste

Verlinkung auf YouTube-Inhalte

Diese Website verlinkt auf Videos des Service YouTube. Betreiber der Seiten ist die Google Ireland Limited („Google”), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir binden keine Dienste von YouTube auf unseren Seiten ein. Dennoch sind Verlinkungen auf youtube.com enthalten. Sobald Sie auf einen Link zu YouTube-Videos klicken, leitet Ihr Browser Sie auf youtube.com weiter. YouTube selbst verarbeitet Daten außerhalb der EU und hat eigene Datenschutzregelungen. Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Verlinkung zu YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit auf den Seiten von Youtube widerrufbar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Instagram-Account

Wir verfügen über ein Profil bei Instagram. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.

Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum, https://help.instagram.com/519522125107875 und https://de-de.facebook.com/help/566994660333381. Details zu deren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Instagram: https://help.instagram.com/519522125107875.

Facebook-Account

Wir verfügen über ein Profil bei Facebook. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die erfassten Daten werden nach Aussage von Meta auch in die USA und in andere Drittländer übertragen. Wir haben mit Facebook eine Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung (Controller Addendum) geschlossen. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, für welche Datenverarbeitungsvorgänge wir bzw. Facebook verantwortlich ist, wenn Sie unsere Facebook-Page besuchen. Diese Vereinbarung können Sie unter folgendem Link einsehen: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Sie können Ihre Werbeeinstellungen selbstständig in Ihrem Nutzer-Account anpassen. Klicken Sie hierzu auf folgenden Link und loggen Sie sich ein: https://www.facebook.com/settings?tab=ads. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum und https://de-de.facebook.com/help/566994660333381. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Facebook: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

6. Kundenportal „Rechnungscheck” (gmw-software.de)

Das Kundenportal „Rechnungscheck” richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Es ermöglicht Firmenkunden, ihre Vertragspreise als Regelwerk zu hinterlegen, Energierechnungen als PDF hochzuladen und automatisiert gegen dieses Regelwerk prüfen zu lassen. Die Nutzung setzt ein Nutzerkonto voraus.

6.1 Rollen im Datenschutz

Für das Verständnis dieser Ziffer ist die Unterscheidung zweier Rollen wesentlich.

a) Wir als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Für die folgenden Verarbeitungen entscheiden wir über Zwecke und Mittel; hierfür gilt diese Datenschutzerklärung unmittelbar:

Registrierung, Verwaltung und Betrieb der Nutzerkonten einschließlich der Anmeldung,
Sicherheit und Störungsfreiheit des Portalbetriebs,
Bearbeitung von Anfragen, die uns über das Portal erreichen,
werbliche Ansprache auf Grundlage einer gesonderten

b) Wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Die vom Kunden hochgeladenen Unterlagen, das von ihm hinterlegte Regelwerk, seine Abnahmestellen und die daraus erzeugten Prüfergebnisse verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden, um die vom Kunden veranlasste Rechnungsprüfung durchzuführen. Über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung entscheidet allein der Kunde. Insoweit ist der Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter.

Grundlage hierfür ist der Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der als Anlage 1 zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Portals mit jedem Kunden geschlossen wird. Er regelt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien betroffener Personen und Daten, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter sowie die Unterstützung des Kunden bei Betroffenenanfragen.

Betroffene Personen, die Rechte hinsichtlich der als Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten geltend machen möchten – etwa Ansprechpartner, die auf einer hochgeladenen Rechnung genannt sind –, wenden sich bitte an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.

6.2 Hosting des Portals

Anwendung, Datenbank und Dokumentenspeicher des Portals werden bei der Railway Corporation, 548 Market St PMB 68956, San Francisco, CA 94104, USA betrieben. Die primäre Speicherung der Anwendungs-, Datenbank- und Dokumentdaten erfolgt in der Region EU West (Amsterdam, Niederlande). Da der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, können einzelne Verarbeitungsvorgänge im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes auch dort stattfinden; die erforderlichen Drittlandübermittlungen erfolgen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Datenschutz: https://railway.com/legal/privacy

Die hochgeladenen Dateien werden getrennt je Kundenunternehmen abgelegt und sind ausschließlich über kurzzeitig gültige, signierte Links für angemeldete Mitglieder des jeweiligen Unternehmens erreichbar. Ein öffentlicher Zugriff ist nicht möglich. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert.

6.3 Registrierung und Nutzerkonto

Für die Registrierung und den Betrieb des Nutzerkontos verarbeiten wir Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der registrierenden Person, den Namen und die Anschrift des Unternehmens sowie Ihr Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert wird – das Passwort im Klartext ist uns nicht bekannt. Ferner speichern wir Ihre Rolle im Team und den Status des Kontos.

Zusätzlich dokumentieren wir mit Zeitstempel, dass und wann bei der Registrierung die Allgemeinen Geschäftsbedingungen einschließlich des AVV akzeptiert, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen, die ausschließlich gewerbliche Nutzung bestätigt und – sofern ausdrücklich angekreuzt – der werblichen Ansprache zugestimmt wurde. Diese Zeitstempel dienen dem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Die Registrierung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bis Sie diesen geöffnet haben, ist das Konto gesperrt und die zuvor erteilten Einwilligungen gelten als nicht bestätigt. Wir speichern den Zeitpunkt der Bestätigung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei des Nutzungsvertrags sind. Werden Sie als Mitarbeitende für ein Unternehmen tätig, das Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung des vereinbarten Portalzugangs. Für die Dokumentation der Einwilligungen gilt Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

6.4 Anmeldung und Sitzung

Bei der Anmeldung setzen wir ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie, das ausschließlich eine verschlüsselte Kennung Ihres Nutzerkontos enthält. Ohne den Haken „Angemeldet bleiben” endet die Sitzung nach zwölf Stunden, mit Haken nach 30 Tagen.

Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst), für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO entsprechend Ziffer 6.3. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir im Portal nicht ein.

Für das Zurücksetzen des Passworts, die Änderung der E-Mail-Adresse, die Bestätigung des Kontos und die Einladung von Teammitgliedern erzeugen wir Einmal-Links. In unserer Datenbank wird davon nur ein Hashwert gespeichert; die Links sind zeitlich befristet und werden nach der ersten Verwendung entwertet.

6.5 Team und Sichtbarkeit im Unternehmen

Alle Nutzerkonten, die demselben Unternehmen zugeordnet sind, teilen sich Abnahmestellen, Regelwerk, hochgeladene Rechnungen und Prüfergebnisse. Konten mit der Rolle „Administration” können weitere Personen per E-Mail einladen und Konten wieder entfernen; hierfür verarbeiten wir die von der einladenden Person angegebene E-Mail-Adresse. Bitte beachten Sie, dass Ihre Uploads und Prüfergebnisse für die übrigen Mitglieder Ihres Unternehmens einsehbar sind. Die Entscheidung über diese gemeinsame Nutzung trifft das jeweilige Unternehmen als Verantwortlicher.

6.6 Regelwerk, Abnahmestellen und hochgeladene Rechnungen

Im Auftrag des Kunden verarbeiten wir das von ihm hinterlegte Regelwerk (Bezeichnung, Energieart, Messart, Gültigkeitszeitraum, Energie- und Grundpreise), seine Abnahmestellen (Marktlokations-ID, Adresse, Energieart, Messart), die hochgeladenen Rechnungen samt Original-PDF und den daraus ausgelesenen Werten (Belegnummer, Abrechnungszeitraum, Energieart, Verbrauch, Rechnungsbetrag, Energie- und Grundpreis) sowie die Prüfergebnisse. Zu einem Prüfvorgang speichern wir außerdem, welches Nutzerkonto ihn ausgelöst hat und wann; wird ein Ergebnis bewusst übernommen, halten wir Zeitpunkt und Namen der entscheidenden Person fest, damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.

Soweit diese Unterlagen personenbezogene Daten enthalten – etwa Namen von Ansprechpartnern beim Kunden oder beim Energieversorger –, verarbeiten wir sie ausschließlich auf Weisung des Kunden und im Rahmen des mit ihm geschlossenen AVV. Über die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung und über die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen entscheidet der Kunde als Verantwortlicher.

Der Kunde ist nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen verpflichtet, nur die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen einzustellen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sowie keine Daten nach Art. 10 DSGVO hochzuladen.

6.7 KI-gestützte Auslesung der Rechnungen

Die Auslesung der hochgeladenen Rechnungen erfolgt automatisiert mit Hilfe eines KI-Dienstes. Der Ablauf ist zweistufig und auf Datenminimierung ausgelegt: Zunächst wird die Textebene der PDF-Datei auf unserem eigenen Server ausgelesen. Ist sie ausreichend, wird ausschließlich dieser Text an den KI-Dienst übermittelt – die Datei selbst verlässt unser System nicht. Nur wenn es sich um einen Scan ohne verwertbare Textebene handelt, wird die PDF-Datei selbst zur Auswertung übermittelt. Einen hierfür gegebenenfalls temporär beim KI-Dienst gespeicherten Datei-Upload löschen wir unmittelbar nach der Auswertung.

Eingesetzter Dienst ist die Gemini-API der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen den Dienst ausschließlich im kostenpflichtigen API-Modus, in dem die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet werden; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Unabhängig von der Löschung des Datei-Uploads kann der Anbieter Anfragen und Antworten für einen begrenzten Zeitraum zu Missbrauchs- und Sicherheitszwecken protokollieren. Datenschutz: https://policies.google.com/privacy

Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Kunden (Ziffer 6.1 b); der KI-Dienst ist insoweit weiterer Auftragsverarbeiter.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI liest Werte aus, die Anwendung vergleicht sie mit dem Regelwerk; die Bewertung des Ergebnisses und jede daraus folgende Entscheidung trifft der Kunde. KI-gestützte Auslesungen können im Einzelfall unzutreffend oder unvollständig sein. Jedes Prüfergebnis ist daher zusammen mit der Original-PDF einsehbar, sodass die ausgelesenen Werte nachvollzogen und korrigiert werden können.

6.8 E-Mail-Versand und Beratungsanfragen

Für den Versand der betriebsnotwendigen E-Mails – Bestätigung der Registrierung, Einladung ins Team, Zurücksetzen des Passworts, Bestätigung einer E-Mail-Änderung – setzen wir die Resend, Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA ein. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Die Übermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO entsprechend Ziffer 6.3. Datenschutz: https://resend.com/legal/privacy-policy

Nutzt der Kunde im Portal die Funktion „Beratung anfragen”, übermittelt er uns damit auf eigene Veranlassung die Kontaktangaben der anfragenden Person, den Namen des Unternehmens, die Bezeichnung der betroffenen Rechnung, die zugehörige Abnahmestelle und das Prüfergebnis. Die hochgeladenen Dokumente selbst werden nicht übermittelt. Mit dieser Anfrage verlassen die genannten Angaben die Auftragsverarbeitung: Wir verarbeiten sie anschließend als Verantwortlicher zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ohne eine solche Anfrage erfolgt keine Übermittlung an unseren Beratungsbereich.

6.9 Werbliche Ansprache

Haben Sie bei der Registrierung ausdrücklich zugestimmt, dass wir Sie zu unseren Leistungen und Angeboten kontaktieren dürfen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer zu diesem Zweck. Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig; die Nutzung des Portals ist von ihr nicht abhängig. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – per Nachricht an oder über die Einstellungen Ihres Kontos. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zum Nachweis der erteilten Einwilligung bewahren wir den dokumentierten Zeitstempel für die Dauer möglicher Ansprüche auf.

6.10 Eingesetzte Auftragsverarbeiter im Portal

Anbieter / Sitz	Dienstleistung	Ort / Grundlage
Railway Corporation, San Francisco, USA	Hosting der Anwendung, Datenbank,Dokumentenspeicher	Datenhaltung Niederlande (EU West) · SCC
Google Ireland Ltd., Irland	KI-gestützte Auslesung der Rechnungen (Gemini-API)	EU/USA · DPF
Resend, Inc., San Francisco, USA	Versand der System-E-Mails	USA · SCC
Marasas & Krüger GbR, Hannover	Entwicklung, Wartung, Support und technischeÜberwachung des Portals	Deutschland
Anthropic PBC, San Francisco, USA	KI-gestützte Entwicklungs-, Wartungs- undSupportunterstützung. Im Rahmen vonEntwicklungs-, Fehleranalyse- oderSupportvorgängen kann eine vorübergehendeVerarbeitung ausgewählter Protokoll- oderProduktivdaten erfolgen, soweit dies für denjeweiligen Vorgang erforderlich ist. Eineigenständiger oder dauerhafter Datenbankzugriffbesteht nicht.	USA · SCC

Mit allen genannten Anbietern bestehen die erforderlichen Verträge über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir dies auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, bei nicht zertifizierten Empfängern auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nebst geeigneten ergänzenden Schutzmaßnahmen. Soweit diese Anbieter Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, sind sie weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 2 DSGVO; die Kunden haben deren Einsatz im AVV allgemein genehmigt.

6.11 Speicherdauer und Löschung

Konto- und Firmendaten verbleiben bei uns für die Dauer des Nutzungsverhältnisses. Wird ein Nutzerkonto entfernt, werden die zugehörigen Kontodaten und offenen Einmal-Links gelöscht.

Wird der Zugang eines Unternehmens beendet, werden Regelwerk, Abnahmestellen, Rechnungen und Prüfergebnisse einschließlich der gespeicherten Original-PDF-Dateien nach Wahl des Unternehmens als Verantwortlicher gelöscht oder zurückgegeben; Einzelheiten regelt der AVV. Trifft das Unternehmen keine abweichende Weisung, werden die Daten gelöscht. Da das Portal unentgeltlich bereitgestellt wird, besteht kein Anspruch darauf, dass es zum Zweck des Datenabrufs weiter bereitgestellt wird.

Ausgenommen sind Daten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; diese werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Einzelne Rechnungen und Prüfvorgänge können jederzeit in der Anwendung gelöscht werden; die Löschung des Kontos kann unter verlangt werden.


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